Kantor Maya Gaya Probolinggo

Oleh Dahlia Irawati

Probolinggo bukanlah kota besar dan terkenal. Kota di wilayah pantai utara Jawa Timur itu hanya daerah pelintasan menuju Bali, jika warga menempuh jalan darat.

Namun jika dicermati, Kota Probolinggo adalah salah satu daerah unggul di Jatim. Keunggulan Kota Probolinggo bisa dilihat dari tata kelola pemerintahan berbasis teknologi informasi, inovasi bidang sosial, dan semangat masyarakatnya untuk menjaga lingkungan.

Surat-menyurat di lingkup Pemerintah Kota Probolinggo saat ini sudah berganti dengan kirim-mengirim surat elektronik. Disposisi tugas dan surat penting dilakukan melalui jaringan intranet. Alhasil, sistem itu membuat Pemkot Probolinggo menghemat anggaran pembelian alat tulis kantor (ATK) hingga 30 persen dari yang disediakan. Sistem tata naskah dinas elektronik yang memangkas birokrasi dan mengurangi penggunaan kertas dalam sistem pemerintahan itu diberi nama Simaya (sistem administrasi perkantoran maya).

Tata naskah dinas elektronik itu mulai diberlakukan pada Januari 2014, setelah sebelumnya dibuat aturan hukum resmi, yaitu Peraturan Wali Kota Nomor 17 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemkot Probolinggo. Sistem itu dijalankan dalam jaringan intranet dengan kata kunci (password) pengaman individu.

Selanjutnya, hampir sebagian besar pegawai negeri sipil (PNS) yang berhubungan dengan tugas administrasi dibekali dengan telepon seluler (ponsel) cerdas sebagai peranti kerja berbasis teknologi informasi (TI) itu. Hanya dengan mengakses ponsel cerdasnya, PNS Kota Probolinggo bisa mengerjakan tugas yang dibebankan dengan cepat, di mana pun dan kapan pun.

Pemangkasan birokrasi dan pengurangan penggunaan kertas berkorelasi langsung dengan berkurangnya anggaran ATK. Dari pagu anggaran penyediaan jasa surat menyurat APBD Kota Probolinggo tahun 2014 sebesar Rp 40,6 miliar, realisasinya hanya terpakai Rp 33 miliar.

"Sistem tata naskah dinas elektronik ini besar memangkas anggaran ATK dan tidak membatasi PNS bekerja, sebab bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun," kata Rey Suwigtyo, Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Probolinggo.

Terkoneksi

Penggunaan TI tidak terbatas dalam tata naskah dinas. Hampir semua data, mulai dari kelurahan hingga pemerintah kota, terkoneksi melalui intranet dan internet. Beberapa hal seperti informasi harga bahan pokok dan informasi perizinan bisa diakses siapa saja. Informasi data pribadi kependudukan misalnya, hanya bisa diakses oleh PNS yang terkait tugasnya, tentu dengan kata kunci khusus.

Kota berpenduduk sekitar 218.000 orang yang tersebar di 5 kecamatan, 29 kelurahan, 1.200 RT dan 400 RW itu mewajibkan seluruh kelurahan memiliki web site tentang wilayahnya. Kelurahan Kanigaran, Kecamatan Kanigaran, Kota Probolinggo misalnya, memiliki web site kanigaran.kelurahan.probolinggokota.go.id/.

Dalam web site itu tercantum anggaran kelurahan dan rencana kerja kelurahan, data penerima jaminan kesehatan masyarakat (Jamkesmas), data penerima bantuan langsung tunai (BLT), mutasi pegawai kelurahan, informasi pelayanan kependudukan, dan berbagai informasi terkait kelurahan lainnya.

"Warga kelurahan kami pacu untuk berkreasi dengan web site-nya. Setiap kurun waktu tertentu web site itu dilombakan, dan pemenangnya mendapat hadiah khusus. Ini dilakukan salah satunya untuk terus menerus membiasakan masyarakat melek TI. Dengan menguasai TI, kami yakin kualitas hidup akan meningkat, karena banyak informasi bisa diakses," ujar Rey Suwigtyo.

Dengan pemakaian TI, pengurusan izin usaha, pembuatan E-KTP, pembuatan akta kelahiran, dan kebutuhan warga lainnya mudah diakses dan didapat. Dampaknya, layanan kepada masyarakat kian baik dan investasi di Probolinggo terus mengalir. Dalam dua tahun terakhir, investasi di bidang tekstil misalnya, mencapai Rp 417 miliar.

Nilai APBD Kota Probolinggo sebesar Rp 894 miliar. Pendapatan asli daerah (PAD) sebesar Rp 108 miliar. Tingkat pertumbuhan ekonomi sekitar 6,82 persen tahun 2014, dan ditarget hingga 7,05 persen tahun 2016.